Письмо Минфина России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764
«О документальном подтверждении расходов на командировки»

Вопрос:
Организация регулярно направляет значительное количество сотрудников в командировки и оформляет по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, приказ о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и Т-9а), командировочное удостоверение (форма N Т-10) и служебное задание (форма N Т-10а). Информация, содержащаяся в приказе о направлении работника в командировку, в значительной степени дублирует командировочное удостоверение. Обоснованность и производственный характер расходов на командировки, по мнению организации, подтверждаются приказом о направлении в командировку, служебным заданием, авансовым отчетом, проездными билетами и иными первичными документами. Может ли организация для подтверждения командировочных расходов в целях налога на прибыль при направлении работников в командировку оформлять только приказ о направлении в командировку (формы N Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а)?

Ответ:
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли и сообщает следующее.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 НК РФ, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (при выдаче таких документов в соответствии с законодательством Российской Федерации).
В соответствии со ст. 313 НК РФ налоговым учетом является система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.
Налоговый учет осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога.
Таким образом, к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является списание задолженности работника перед организацией на сумму выданного ему аванса.
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

— командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10). Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории Российской Федерации и в указанные государства — участники СНГ заполнение реквизитов «прибыл-убыл» предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;

— о найме жилого помещения;

— о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

— об иных расходах, связанных с командировкой.

      Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях — должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996          N 129?ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.

      Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Заместитель директора
Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики
С.В. Разгулин